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开始使用Salesforce报表和仪表盘的十个步骤

时间: 2019-07-18来源:CRM日记本

       报表和仪表盘是一个Salesforce Sales Cloud CRM系统的很关键的一个组件,提供给销售代表,经理以及管理层对整个公司的洞察力,而且支持任何设备。但是最近,我被问到很多关于Salesforce报表和仪表盘最佳实践的问题。不管你是在一个小公司或是一个大公司的CRM系统管理员,这里有十个关键的步骤可以帮助你牢牢的打好基础。

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       1.纯净的数据意味着准确的报告

       我们都听过这个俗语,“输入的是垃圾,那输出的也一定是垃圾” 无论你的CRM系统中报表和仪表盘功能多么简单,强大,智能化都不能弥补数据不准确带来的问题。我们建议你在企业内部培养一种文化,每个人都致力于在正确的时间输入正确的数据。我们的一些客户说,“如果不是Salesforce ,这一切不会发生。”而且它也帮助公司确保数据的质量。如果你有数据清洗的问题,你可以考虑使用Data中的Data cleansing Software去清理错误和重复的数据。


       2.你的用户是创建者还是使用者

       跟指纹一样,没有两个公司是完全一样的。一些公司具备扁平化的公司架构,而另外一些公司可能有矩阵式的组织架构。当要确定CRM系统的报表和仪表盘的用户权限时,这可能会变成一个棘手的问题。

       首先,我建议细分用户为创建者和使用者。创建者将需要创建报表和仪表盘,使用者只需要有读取和运行报表和仪表盘的权限。

       接下来,需要确定哪些用户需要访问共享文件夹。共享文件夹是公司内每个人都可以访问的,而且都是很好的规划类报表内容。如果设置特定的人可以有权限在共享文件夹更新报表,那么确保正确的报表和仪表盘信息将会变的容易。(见第3步文件夹管理。)

       3.文件夹管理是关键

       在部署一个新的Salesforce环境的时候,文件夹管理看起来并不是很重要。但是如果你使用正确的话,可创建一个跨组织的可扩展的报表管理架构。下面是三个非常常见的文件夹管理策略:

       按用途(按销售,服务,市场或执行部门)

       按角色(基于你组织的层级结构)

       按地理位置(国家,地区,以及办公室级别的报表文件夹)

       因为每个公司是不同的,文件夹管理也是多样的。但是为了长期的战略来考虑报表的规划是很重要的,我们要避免临时的解决方案。几个文件夹管理的小贴士:

       主动删除那些不再使用的文件夹

       开启增强文件夹共享功能:您可以在CRM系统中单个文件夹的层级上赋予查看或编辑的权限。而且,可以根据需要授予编辑者/管理人员访问文件夹。

       将报表放置在一个共享/复制文件夹中,查看用户对此仪表盘只有读取权限。这可以防止仪表板组件无法刷新,并弹出错误消息:源报表不可用,它已经被删除或不在一个用户可访问的文件夹中运行。“同时这也可以防止用户钻取到源报告不小心进行了保存或删除操作。

       4.考虑两个简单的方法去使用用户权限

       第一个方法来管理CRM系统的用户权限是让所有用户可以创建和编辑报表和仪表盘。这将促进数据共享,用户会非常欢迎。但是如果你看到权限被滥用,您可以很容易地更改权限为只读。

       许多公司都采取第二种方法,报表的权限只限于一个组的用户可见并只允许用户有读取的权限。

       另外考虑下面两点:

       允许查看公共文件夹报表,创建报告文件夹,管理公共文件夹报表,在公共文件夹查看仪表板,在公共文件夹创建仪表板文件夹和管理仪表板权限只对少数用户开放。

       赋予用户编辑我的报表权限。这将给用户能够编辑、保存、删除和导出他们只有“查看权限”文件夹中的报表。


       5.管理报表类型

       Salesforce 希望提供给客户更多的报表类型选择去制作报表。但是,到最后,并不是每一个企业都会使用每个不同的报表类型。

       我建议将和你业务不相关的报表类型隐藏。去掉不必要的报表类型会避免在创建某些报表时报错。需要选择“选择报表类型隐藏”复选框,开始隐藏你不希望用户创建的报表类型。让所有的报表类型都与用户相关,这样用户才可能会选择正确的报表类型。


       6.让仪表盘来讲故事

       当我们构建CRM系统报表和仪表盘的时间,想一下你想告诉其他人一个什么样的故事。仪表盘不只是设计用来衡量指标,而是能够让人们在看完仪表板后可以有下一步的行动。

       例如,你可以在仪表盘的第一行显示最高级别的图表,而更细节的图表在下方显示。或者考虑将有关销售的报表都放在一列中,市场活动的放在另一列,服务的放在第三类。当要构建一个团队仪表盘时,考虑一下你想让经理第一眼看到什么信息。让仪表盘讲故事-类似于一张报纸,首先强调什么重要的,然后再进入到细节中。


       7.恰当的使用动态以及筛选仪表盘

       动态仪表盘允许创建者建立一个仪表盘,然后以一个特定的用户来定制。筛选仪表盘允许查看者可筛选仪表盘的信息来让仪表盘的信息显示与他们更相关。

       考虑创建动态仪表板最小化减少需要复制更多的仪表盘。同时在仪表盘级别使用筛选器来显示与用户相关的信息。


       8.使用Salesforce1

       手机是可以随身携带的。及时的获取信息是你的经理和代表提高生产率的关键。当你创建一个新的仪表板,考虑移动性和用户将如何使用这些较小设备的因素。仪表盘的展现方式,用户是否需要在手机上来回滑动?数据是否容易获取?

       使用 Salesforce Sales Cloud CRM移动应用程序,您的代表可随时访问仪表盘,非常简单的使用电子邮件或Chatter将仪表盘的url发送给你的团队,他们点击链接,打开应用程序,访问他们需要查看的仪表板。

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       9.提供有联系的指标——嵌入式图表
       现在,使用Salesforce1报表和仪表盘,您可以直接在记录上嵌入报表。通过添加一个或两个报告图表到页面布局,您可以对应相应的记录提供实时指标。

       例如,客户页面布局可以包括业务机会和个案。这个特性的好处是,报表通过客户ID自动过滤。而无需去报表和仪表板选项卡中查看,用户可以在记录页面以及Salesforce1中查看相关的度量标准。


       10.净化,清洗,批量删除

       批量删除报表功能可以在CRM系统设置中找到去批量删除报表。在批量删除过滤选项中允许你通过设置一些筛选,例如上几周/几个月没有运行的报表来进行删除。用这个功能来删除长时间没有使用的报告是非常容易的。

       最后,请记住,每个公司都因为不同的架构和对报表的严谨度,他们都有各自不同需求。除了以上对于开始使用Salesforce crm系统中报表和仪表盘的十个步骤的建议,我们最首要的建议是企业需要尝试,然后保持迭代并让它变的越来越好。

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