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管理Salesforce用户的最佳实践

时间: 2017-12-20来源:Salesforce知识

       管理Salesforce用户看起来不困难,但是今天我们还是会介绍下管理Salesforce用户的最佳实践。使用不正确的方法管理用户和许可证可能导致企业数据完整性出现问题。最佳实践应用于Salesforce的很多地方,用户管理的方法也同样适用。

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       接下来会介绍几种最佳实践,还会包括一些被证明有益处的提示和窍门来让用户管理变得更加容易。


       DON’T UPDATE, DEACTIVATE!


       销售代表 Bob 离开公司后,新来的Jane接替了Bob的职位,这时用Jane的信息编辑Bob的用户帐户似乎是合理的。但这种方法会导致的问题是,Bob在Salesforce中创建或者拥有的任何记录现在都属于Jane。表面上看来会认为Jane创建或修改了这些记录。


       现在数据完整性问题就出现了。我们不再有Bob在Salesforce中进行的操作的清晰记录了。


       现在,让我们假设Bob的帐户用Jane的信息更新了。几个月后,Bob又被重新雇佣了并且需要访问Salesforce,Jane仍然是一个活跃的Salesforce用户。这就会产生更大的问题。


       当一个用户不再需要访问Salesforce时,他们的账户状态应该标记为“非活跃”。方法是取消选择用户帐户下的Active选项框。这个操作会做下面三件事:

       1、禁止该用户访问Salesforce。

       2、保护Salesforce数据的完整性。

       3、允许将该Salesforce许可证分配给其他用户。


       通过Bob和Jane的例子来看,Bob的非激活账户可以继续拥有Salesforce的记录直到这些记录转移到一个活跃用户为止,Jane也可以拥有一个全新的账号。Bob重新回到公司后Salesforce管理员只需要选择Active选项框来重新激活他的Salesforce帐户。


       您可能会担忧许可证问题,其实大可不必。仅仅Active用户才会被计算到许可证的总数内,而不包括非活跃用户。


       在沙盒中取消激活用户

       Salesforce Lightning Edition升级后大部分的沙盒可以平衡迁移,培训,测试的应用和变更管理。


       但是当一个用户在生产环境中被取消激活,该用户在任意沙盒中并没有被取消激活。因为这些沙盒包含客户及其他业务信息,因此使用Partial或者Fully Copy沙盒的企业应注意这个问题。


       假设用户需要被迅速的取消激活,这样访问该客户数据的权限可以迅速的被删除以避免数据在最后时刻被窃取。如果此用户可以访问沙盒(特别是部分复制或全部复制的沙盒),管理员也需要在沙盒中取消激活该用户。沙盒的用户经常被忽略,而且几率非常高,因此这已经被证明是窃取数据的有效方法。


       用简单的方法标识非活跃用户

       因为不能从Salesforce中删除用户,所以非活跃的Salesforce用户仍然可能拥有记录。现有的雇员们可能永远不会再见到该用户,但在大企业中雇员们可能仍然会认为该用户是一个激活的雇员。


       Salesforce管理员可以生成报告并且创建列表视图来查看活跃的或者非活跃的用户,同时用户可以单击雇员的姓名来确认该雇员的状况,但是这会引起多次单击,有些是并不必要的。


       为了简化这个流程,在取消激活用户时,我更倾向于在用户的名字前添加Inactive单词。现在,不管是哪个用户在Salesforce中碰到非活跃用户,都会马上知道该用户不再是活跃用户了。


       不要转移任何记录

       当一个新用户被添加到Salesforce中或者地区被重新分配了,确定需要转移的记录和不能被转移的记录非常重要。


       我们还是继续以Bob和Jane为例。Jane被招聘来接管Bob所属的地区,Salesforce管理员应当确保Bob的帐户是非活跃的,为Jane创建的是一个全新的账号。


       Jane现在成为了Bob的记录的拥有者。需要注意的是,Jane接替了Bob,但是保留Bob对这些客户所作的操作仍然很重要,因此仅活动记录需要被转移。


       下表列出了一些通用的指南以及核心Salesforce对象的转移的最佳实践。

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       注意不是活跃的并且已经过期的记录不需要转移。在我们这个例子里,非活跃的用户Bob仍然拥有上表“不转移”列的记录。他是采取特殊操作来关闭或者更新这些数据的用户,对于Jane和其他用户,了解对这些记录采取操作的用户非常重要。


       结果是Jane现在拥有了能够操作的数据。转移到她账号下的所有数据都是Open状态或是活跃的。因为她仅需要关注这些数据。


       如果Bob以前拥有潜在客户想要重新评估你的业务方案的话,Jane可以取得该潜在客户的所有权并相应的更新状态。


       一定要注意转移记录取决于您的业务。有时也可能会转移上表“不转移”列的某些记录。如果是这种情况,一定要在某处记录下这样做的原因。


       这个列表不一定是用户管理最优方法的完整列表,可能还有其他更好的方法。如果你在管理用户的过程中有其他的最佳实践或者一些提示和窍门,欢迎在下面写下来发给我们。